Najważniejsze pytania i odpowiedzi

Placówka nie jest automatycznie przypisywana do każdego kolejnego wydarzenia. Jeżeli chce wziąć udział w konkretnym wyjeździe, musi wcześniej zgłosić chęć uczestnictwa, a jej udział musi zostać zatwierdzony przez organizatora.

W przypadku wydarzenia planowanego placówka może zapoznać się z podstawowymi informacjami dotyczącymi wyjazdu, jego terminu oraz planowanego okresu zapisów. Dodawanie uczestników jest jednak możliwe dopiero wtedy, gdy wydarzenie ma status bieżący i trwa okres pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem zapisów.

Placówka może zgłaszać przede wszystkim własne dzieci i uczniów oraz opiekunów. Jeżeli organizator dopuścił takie kategorie w danym wydarzeniu, placówka może również zgłaszać swoich absolwentów, rodzeństwo uczniów oraz osoby dodatkowe.

Samo dopuszczenie przez organizatora określonej kategorii nie oznacza obowiązku korzystania z niej przez placówkę. Każda placówka samodzielnie decyduje, czy chce zgłaszać absolwentów, rodzeństwo lub osoby dodatkowe.

Tylko wtedy, gdy konkretne wydarzenie dopuszcza udział absolwentów oraz placówka zdecyduje, że chce zgłaszać takie osoby.

Przedszkole może zgłosić absolwenta uczęszczającego obecnie do szkoły podstawowej, a szkoła podstawowa lub szkoła z oddziałami przedszkolnymi — absolwenta uczęszczającego obecnie do szkoły średniej. Szkoła średnia nie zgłasza swoich absolwentów.

Tylko wtedy, gdy konkretne wydarzenie dopuszcza udział rodzeństwa oraz placówka zdecyduje, że chce zgłaszać takie osoby.

Samo włączenie tej możliwości przez organizatora nie oznacza obowiązku zgłaszania rodzeństwa przez wszystkie placówki. Rodzeństwo może uczęszczać do przedszkola, szkoły podstawowej albo szkoły średniej, jeżeli spełnia wymagania wieku dla danego wyjazdu.

Tak. Wiek dziecka, absolwenta lub rodzeństwa jest wyliczany na dzień wydarzenia na podstawie numeru PESEL i porównywany z wybraną klasą lub grupą oraz dopuszczalną tolerancją wieku. Jeżeli wydarzenie ma dodatkowy limit wieku dzieci, system również go uwzględnia.

Nie. System sprawdza numer PESEL w ramach całego wydarzenia i blokuje ponowne zgłoszenie tej samej osoby, niezależnie od tego, przez którą placówkę została wcześniej wprowadzona.

Opiekunem może zostać osoba pełnoletnia w dniu wydarzenia, zgłoszona przez placówkę jako opiekun. Może to być między innymi pracownik placówki, nauczyciel, rodzic, dziadek, babcia, pełnoletnie rodzeństwo albo inna pełnoletnia osoba, którą placówka uzna za odpowiednią do sprawowania opieki.

Dla każdego wydarzenia organizator określa przeliczniki liczby dzieci przypadających na jednego opiekuna. Ustawienia są określane osobno dla przedszkola, szkoły podstawowej i szkoły średniej.

Na tej podstawie system wylicza minimalną i maksymalną liczbę opiekunów potrzebną dla każdej placówki. Im starsze są dzieci, tym z reguły mniejsza liczba opiekunów jest potrzebna, ale dokładne proporcje są ustalane osobno dla każdego wydarzenia.

System informuje o braku wymaganej liczby opiekunów i w razie wydarzenia z limitem miejsc zabezpiecza miejsca potrzebne dla brakującego minimum.

Placówka powinna uzupełnić wymaganą liczbę opiekunów. Jeżeli tego nie zrobi, organizator może — ale nie musi — spróbować uzupełnić brak własnym opiekunem organizatora lub inną uzgodnioną osobą. Nie jest to obowiązek organizatora.

Jeżeli placówka nie zapewni wymaganej minimalnej opieki, organizator zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia tej placówki do udziału w wyjeździe.

System informuje o przekroczeniu maksymalnej liczby opiekunów, ale nie usuwa takich zgłoszeń automatycznie. Po zakończeniu zapisów organizator podejmuje decyzję, którzy nadmiarowi opiekunowie zostaną zatwierdzeni, a którzy odrzuceni.

Jeżeli wydarzenie ma określony limit miejsc, system nie pozwala przekroczyć dostępnej puli.

Przy obliczaniu liczby zajętych miejsc system uwzględnia nie tylko już zgłoszone osoby, ale także minimalną liczbę opiekunów wymaganą dla zgłoszonych dzieci. Jeżeli placówka zgłosi dzieci, ale jeszcze nie doda wszystkich wymaganych opiekunów, miejsca dla brakujących opiekunów są technicznie rezerwowane.

Może więc wystąpić sytuacja, w której kolejnego dziecka nie można już dodać, mimo że część miejsc nie jest jeszcze przypisana do konkretnych osób. Są one zabezpieczone dla opiekunów wymaganych dla wcześniej zgłoszonych dzieci.

Placówka może zgłaszać osoby dodatkowe wyłącznie wtedy, gdy organizator dopuścił taką możliwość dla danego wydarzenia. Osoba dodatkowa musi być pełnoletnia.

Samo zgłoszenie nie oznacza zakwalifikowania do wyjazdu. Osoba otrzymuje status oczekujący i nie zajmuje jeszcze miejsca w zorganizowanym transporcie.

Decyzję podejmuje organizator dopiero po zakończeniu podstawowych zapisów, kiedy znana jest liczba dzieci, opiekunów oraz wolnych miejsc w zaplanowanych autokarach.

Jeżeli osoba zostanie zakwalifikowana, informacja o tym jest widoczna w panelu placówki, która dokonała zgłoszenia. Jeżeli liczba zgłoszonych osób dodatkowych jest większa niż dostępna liczba miejsc, o zakwalifikowaniu poszczególnych osób decyduje organizator.

Dla dziecka, absolwenta lub rodzeństwa podstawą udziału są opłacony wyjazd oraz wymagane podpisane dokumenty — zgoda i regulamin.

Jeżeli uczestnik ma aktywne zamówienie dodatkowego gadżetu, który nadal wymaga płatności, system traktuje zgłoszenie jako niekompletne do momentu jego opłacenia albo wygaśnięcia zamówienia. Wygasły, nieopłacony gadżet nie jest już traktowany jako finalnie zamówiony i nie blokuje kompletności zgłoszenia.

Dla opiekuna kompletność zgłoszenia wymaga opłaconego wyjazdu oraz rozliczenia wszystkich aktywnych zamówień gadżetowych.

Podstawowa cena wyjazdu składa się z ceny biletu oraz kosztu transportu. Organizator może ustalić osobne ceny dla dzieci przedszkolnych, uczniów szkół podstawowych, uczniów szkół średnich, absolwentów lub rodzeństwa, opiekunów oraz osób dodatkowych. W praktyce ceny dla wielu grup mogą być takie same, ale nie jest to obowiązkowa zasada.

Koszt transportu może różnić się pomiędzy placówkami, na przykład ze względu na odległość od miejsca wydarzenia.

Gadżety są rozliczane osobno. Są to dobrowolne dodatkowe rzeczy związane z wydarzeniem, np. specjalny szalik, koszulka lub inny przedmiot przygotowany dla uczestników. Każdy gadżet może mieć własną cenę, termin zamówienia i płatności, limit dostępnych sztuk oraz limit na jedną osobę.

Każdy gadżet ma własny termin zamówienia i płatności. Do jego upływu nieopłacone zamówienie może być jeszcze zmieniane zgodnie z zasadami danego wydarzenia. Po upływie tego terminu nieopłacone zamówienie wygasa, nie może już zostać opłacone i nie będzie realizowane.

Po odbyciu wydarzenia przechodzi ono najpierw do etapu rozliczeniowego. Placówki mogą wtedy domknąć dozwolone dokumenty i płatności dotyczące istniejących zgłoszeń. Po zakończeniu potrzebnych rozliczeń organizator może ręcznie zarchiwizować wydarzenie.

W przypadku anulowania wydarzenia system zachowuje historyczne informacje o płatnościach i umożliwia placówkom korzystanie z potrzebnych list oraz eksportów. Na ich podstawie każda placówka samodzielnie rozlicza ze swoimi uczestnikami ewentualne zwroty za opłacony wyjazd lub gadżety. Zwroty odbywają się poza systemem i nie są wykonywane centralnie przez organizatora.